Při příjmu zvířete do útulku je následně vypsán tzv. přijímací, popřípadě předávací protokol zvířete a dále je vyplněna evidenční karta zvířete. 

Předávací protokol se vyplňuje v případě, že je zvíře předáváno do útulku třetí osobou, která není zaměstnancem útulku či odchytové služby útulku. V příjímacím protokolu jsou nejčastěji uvedeny základní informace o místě a čase odchytu zvířete, stručný a výstižný popis zvířete včetně specifických znaků, zjištěného čísla evidenční známky, tetování popř. číslo zjištěného elektronického identifikačního mikročipu, celkový zdravotní stav, případně jakákoli viditelná zranění zvířete, způsob provedení odchytu nebo předání zvířete, údaje o nálezci zvířete (žadateli o odchyt zvířete), jméno zaměstnance útulku, který zvíře přijal, a další. 

Evidenční karta zvířete obsahuje zejména evidenční číslo zvířete, fotodokumentaci zvířete, číslo kotce, do něhož bylo zvíře umístěno, datum umístění zvířete do útulku, jméno zaměstnance, který umístil zvíře do útulku, důvod zařazení do útulku, počet dnů pobytu zvířete v útulku, druh zvířete, plemeno, barvu srsti, stáří, pohlaví, výšku, popřípadě váhu zvířete, délku a kvalitu srsti, zvláštní znaky, číslo registrační známky, tetovací číslo (jsou-li k dispozici), číslo elektronického identifikačního mikročipu, důvod odchytu, čas a místo odchytu, údaje o vlastníkovi zvířete (jsou-li známy), datum a čas vyřazení zvířete z útulku, důvod vyřazení zvířete z útulku, údaje o osvojiteli, případně novém vlastníkovi zvířete. 

Pokud je zvíře při příjmu trvale označeno tetováním nebo čipem útulek kontaktuje neprodleně odpovídající registr zvířat, který následně kontaktuje majitele zvířete a oznámí mu umístění zvířete v útulku. Útulek v tomto případě nemůže přímo kontaktovat chovatele. Pokud má pes při odchytu na svém obojku umístěnou evidenční známku obce, útulek požádá příslušný úřad obce o sdělení informací o chovateli. Útulek následně chovatele informuje o umístění zvířete v útulku. 

Každé přijímané zvíře se zpravidla ihned preventivně ošetří antiparazitárním přípravkem a to jak proti vnitřním, tak vnějším parazitům a další potřebné preventivní veterinární zákroky se provádí dle aktuální nákazové situace a stupně ohrožení zvířete, na základě posouzení veterinárního lékaře. Následně je zvířeti vystavena zdravotní karta zvířete, pokud není přímou součástí evidenční karty zvířete. Karanténa končí uplynutím stanovené lhůty popř. vydáním zvířete původnímu majiteli.

Mimo provozní dobu útulku by měl být odchytové službě a Městské policii přístupný alespoň jeden kotec tak, aby byly zajištěny podmínky pohody pro umístěná zvířata až do doby normálního denního provozu zařízení. O odchytu a umístění nového zvířete v útulku by měl útulek ve spolupráci s obcí neprodleně informovat veřejnost a to hromadně sdělovacími prostředky jako je internet, rozhlasové a televizní vysílání, noviny, ale také informačními prostředky obce jako je úřední deska obce nebo místní obecní rozhlas.